Boardrooms moeten zich meer focussen op de lange termijn

De Community of Practice van leergang 2024 van ‘Verdiepte Governance’ had een primeur: van dezelfde organisatie nam zowel een boardlid als een Young Boardlid deel: Dorine Bosman en Rutger Oorsprong van Port of Amsterdam. Bosman (61) is Chief Investment Officer en 1 van de 3 directieleden. Oorsprong (31) is strategisch adviseur en was tot voor kort lid van de Young Board. In dit interview vertellen ze over hun ervaringen met de Young Board bij Port of Amsterdam, hun deelname aan Verdiepte Governance en hun wens voor de toekomst van de boardroom.

Prikkelen en inspireren

Hoe kan de besluitvorming van Port of Amsterdam toekomstbestendig worden, vroeg de organisatie zichzelf in 2022 af. Daarom werd een Young Board opgericht. Rutger Oorsprong: “Het doel is om het directieteam uit te dagen om de toekomst mee te nemen in hun besluiten. Hoe zorg je ervoor dat de besluiten die je nu neemt geen negatieve en het liefst positieve impact hebben op toekomstige generaties? Als Young Board kijken we wat er speelt in de maatschappij en wat we lezen in de kranten. Maar ook: wat speelt er binnen de organisatie? Wat wordt normaal niet neergelegd bij de directie wat wij wel het bespreken waard vinden?” Elke maand is er een overleg waarbij de Young Board de agenda bepaalt, vertelt Oorsprong. “We kunnen ergens een punt van maken als het directieteam iets wil besluiten waar we niet mee eens zijn. We hebben geen formele rol, staan niet in de statuten, maar onze overwegingen worden wel meegenomen in de besluitvorming.”

“De Young Board prikkelt en inspireert”, zegt Dorine Bosman. “Hoe kun je door een discussie en juist bij een ferm standpunt van de Young Board je eigen standpunt aanscherpen? Ik hoop dat wij als directie ons best doen om een veilige sfeer te creëren waarin discussiëren mogelijk is. Dat we openstaan voor de adviezen en meningen van de Young Board, en tegelijk open zijn over bredere afwegingen die we maken.”

In gesprek over ongemak

Om een veilige sfeer te creëren waarin discussie mogelijk is, heeft zowel de Young Board als de directie een coach. Oorsprong: “De coaches houden er rekening mee hoe wij met elkaar omgaan. Je leert meer over wat voor persoon je bent, ook in de groep. Welke patronen herkennen we, en hoe kunnen we daarmee omgaan? Die goede begeleiding zorgt voor een open sfeer, waardoor we met de directie makkelijker toch wel soms lastige onderwerpen kunnen bespreken.” Oorsprong vertelt dat medewerkers van Port of Amsterdam elkaar stimuleren om zich af te vragen wat je zelf nou eigenlijk van iets vindt, en hoe dat voelt. “Zo kun je kijken waarom het ongemakkelijk voelt om iets te doen wat rationeel gezien logisch is. Er zit namelijk vaak een gedachte achter. Als je daarover met elkaar in gesprek gaat, brengt je dat verder. Binnen onze organisatie wordt het erg gewaardeerd om je persoonlijkheid en persoonlijke waarden in te brengen. Dat vind ik fijn.” Bosman vult aan: “Denken en emotie hoef je niet strikt te scheiden. Bij Port of Amsterdam vinden we het juist belangrijk om je persoonlijke waarden en emoties in beslissingen te betrekken.”

Het belang van diversiteit

Gezamenlijk namen Bosman en Oorsprong deel aan editie 2024/’25 van Verdiepte Governance. Een voormalig lid van de Young Board attendeerde Oorsprong op het project. “Het leek ons interessant, maar het traject bleek al gestart te zijn”, vertelt hij. In overleg bleek het mogelijk om alsnog aan te haken. Zowel iemand van de directie als van de Young Board was welkom. “Ik vond het zelf heel prettig dat Rutger erbij was”, blikt Bosman terug. “We waren wel de enigen met deze constructie. Dat vond ik achteraf best jammer. Het zou leuk zijn geweest als er meer mensen van een Young Board bij waren geweest.”

In de groep was Oorsprong een stuk jonger dan de andere deelnemers. “Ik snap dat je veel ervaring nodig hebt voor dergelijke bestuurdersrollen. Maar ik vond het toch jammer om te zien hoe de besluitvormende lagen in Nederland er nog steeds uitzien. Vooral wit, mannelijk, van een bepaalde leeftijd.” (Bosman: “Oud, zeg maar oud.”) Oorsprong: “Daarom vind ik een Young Board voor andere organisaties een aanrader. Je hoeft niet per se 30 of 35 jaar ervaring te hebben om mee te kunnen denken over complexe vraagstukken. Diversiteit in zo’n groep kan heel erg helpen. Qua achtergrond, ervaring, cultuur, en ook qua leeftijd.” Bosman is het daarmee eens, maar heeft ook een kanttekening. “Bij Port of Amsterdam hebben we 3 mensen in de boardroom en wij worden ook geacht een bepaald deel van het bedrijf te leiden. Dan kom je al snel weer op die ervaring terecht. Daarom is het belangrijk om diversiteit toch op een bepaalde manier in te richten. Bijvoorbeeld via een Young Board.” Ze geeft aan dat Port of Amsterdam nog wel meer werk kan maken van diversiteit en inclusie. “De stem van de toekomst hebben we min of meer geborgd via de Young Board, maar er zijn ook andere diversiteitswaarden die we in kunnen brengen. Dat heeft nog wel wat stappen nodig.”

Dialoog tussen bestuurders, commissarissen en toezichthouders

Een van de dingen die Bosman en Oorsprong is bijgebleven van hun deelname aan Verdiepte Governance, is de laatste sessie. “Toen werd de bestuurdersgroep gecombineerd met de groep met de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht”, vertelt Oorsprong. “Daarbij viel het me op dat de toezichthouders kritischer waren dan de bestuurders. Ook op hun eigen organisatie. De bestuurders zaten meer met de huidige belangen, wat misschien wel logisch is: ‘Ik heb ook een bedrijf te runnen.’ Bij hen merkte je meer behoudendheid. Dat vond ik interessant. Het lijkt me goed om die groepen vaker met elkaar te mixen.”

Volgens Bosman kan het combineren van bestuurders en toezichthouders bijvoorbeeld een mooie manier zijn om een dialoog te voeren over de problemen van toekomstige generaties. “Wel moet dat dan op een veilige manier gebeuren. Rutger en ik zaten daar als leden van de Young Board en het directieteam. Van sommige bedrijven deden zowel de commissarissen als de bestuursleden mee. Dan moet er ruimte zijn om je uit te spreken. Dat maakt het tegelijk ook interessant om die dialoog te hebben, dus ik zou dat zeker willen aanmoedigen.”

Focus op de lange termijn

Wat wensen Bosman en Oorsprong voor de toekomst in de boardroom? Daar zijn ze het roerend over eens: meer focus op de lange termijn. Oorsprong: “Dat gaat om waardecreatie: niet meer elke keer gebonden zijn aan het presenteren van de jaarcijfers. Dat begrepen wordt dat als je die langetermijnwaarde beter vasthoudt, dit uiteindelijk ook per jaar beter zal zijn.” Volgens hem moeten daarin nog stappen worden gezet. “Daarnaast is er ook meer ruimte nodig voor ethische reflectie. Juist op momenten dat er echt iets aan de hand is en er druk op de ketel staat, gaat het erom dat je met elkaar het gesprek aangaat.” Bosman hoopt daarnaast ook op meer samenwerking. “Zowel met omwonenden als met bedrijven in hetzelfde marktsegment. Als je kijkt naar de waarden die je als boardroom nastreeft, zullen die heus niet zo heel verschillend zijn tussen al die partijen. Boardrooms moeten daarom meer gaan kijken naar waar je wél kunt samenwerken.”